Annexe relative au traitement des données
Dernière mise à jour : 12 août 2026
La présente annexe (« Annexe ») fait partie des Conditions Générales d'Utilisation de Viewroom. Elle s'applique lorsque l'Utilisateur confie à Viewroom des données personnelles relatives à d'autres personnes, notamment au moyen du carnet de contacts ou de l'import CSV/XLSX.
Elle précise les engagements des parties au titre de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »). La qualification juridique dépend toujours des faits propres à chaque traitement.
1. Rôles des parties
Lorsque l'Utilisateur détermine pourquoi les données de ses contacts sont collectées et utilisées, il agit comme responsable du traitement. Viewroom agit alors comme sous-traitant et traite ces données uniquement pour fournir les fonctions demandées et assurer leur sécurité.
Viewroom reste responsable des traitements pour lesquels il détermine ses propres finalités, notamment la gestion des comptes, la facturation, la sécurité du service et les mesures opérationnelles strictement agrégées décrites dans la Politique de confidentialité.
2. Description du traitement confié
| Élément | Description |
|---|---|
| Objet | Fourniture du carnet de contacts et de l'import assisté CSV/XLSX |
| Durée | Durée d'utilisation de la fonction et délais de conservation indiqués dans la Politique de confidentialité |
| Nature des opérations | Réception, stockage temporaire, lecture du fichier, détection de structure, proposition de correspondances, aperçu, recherche de doublons, création des seules lignes confirmées, hébergement, consultation, modification, export et suppression |
| Finalités | Exécuter les instructions de l'Utilisateur et fournir les fonctions de gestion de contacts |
| Personnes concernées | Contacts, prospects, clients, collectionneurs, partenaires, fournisseurs ou autres personnes ajoutées par l'Utilisateur |
| Types de données | Nom, type de relation, email, téléphone, organisation, adresse, ville, pays, notes libres, noms de feuilles et cellules choisies par l'Utilisateur |
Le service n'est pas conçu pour importer les catégories particulières de données de l'article 9 du RGPD, les données relatives aux condamnations et infractions, les mots de passe, les données bancaires ou d'autres secrets sans rapport avec la gestion professionnelle des contacts. L'Utilisateur s'engage à ne pas les importer.
3. Instructions de l'Utilisateur
Les présentes CGU, les actions effectuées dans l'interface et les demandes écrites de l'Utilisateur constituent ses instructions documentées.
Viewroom informe l'Utilisateur si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre règle applicable. Si une obligation légale impose un traitement non prévu par les instructions, Viewroom en informe l'Utilisateur avant le traitement, sauf interdiction légale.
4. Obligations de Viewroom
Viewroom s'engage à :
- traiter les données uniquement sur instruction documentée de l'Utilisateur ;
- limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin et qui sont soumises à une obligation de confidentialité ;
- appliquer des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque ;
- assister raisonnablement l'Utilisateur pour les demandes d'accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition ;
- assister l'Utilisateur pour la sécurité, la gestion des violations, les analyses d'impact et les consultations d'autorité qui relèvent du traitement confié ;
- informer l'Utilisateur dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation concernant les données traitées pour son compte ;
- à la fin de la fourniture du service, supprimer ou restituer les données selon le choix et les possibilités d'export de l'Utilisateur, sous réserve des obligations légales et des délais de sauvegarde documentés ;
- mettre à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de la présente Annexe et permettre un audit proportionné, sous réserve de la sécurité et de la confidentialité des autres clients.
5. Absence de réutilisation
Viewroom ne réutilise aucune valeur de contact, cellule, note, nom de fichier, prompt ou réponse du modèle pour la publicité, la prospection, le profilage, la création d'un jeu de données, un benchmark, l'amélioration d'un modèle ou l'entraînement d'une IA.
Ces contenus sont traités uniquement pour exécuter l'import demandé. Les mesures de fiabilité, de durée et de coût utilisent uniquement des métadonnées techniques et des compteurs sans contenu de contact.
Toute future réutilisation pour une finalité propre nécessiterait une décision distincte, une base légale valable et, lorsque Viewroom agit comme sous-traitant, l'autorisation écrite spécifique de l'Utilisateur.
6. Sous-traitants ultérieurs et transferts
L'Utilisateur autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de confidentialité, dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.
Viewroom informe les Utilisateurs actifs d'un changement substantiel de cette liste au moins 30 jours avant sa prise d'effet. L'Utilisateur peut présenter pendant ce délai une objection motivée relative à la protection des données. Les parties recherchent alors une solution raisonnable ; à défaut, l'Utilisateur peut cesser d'utiliser la fonction concernée ou résilier le Service.
Viewroom impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données adaptées au service confié. Lorsqu'un traitement implique un transfert hors de l'Espace économique européen, Viewroom documente le mécanisme applicable et les garanties complémentaires requises.
7. Responsabilités de l'Utilisateur
L'Utilisateur s'engage à :
- disposer d'une base légale et de l'autorité nécessaires pour collecter, utiliser et confier les données à Viewroom ;
- fournir aux personnes concernées l'information requise lorsque cette obligation lui incombe ;
- n'importer que des données adéquates, pertinentes et nécessaires à sa finalité ;
- tenir les données à jour et traiter les demandes des personnes concernées ;
- ne pas utiliser le Service pour une finalité illicite, discriminatoire ou incompatible avec les informations fournies aux personnes.
8. Sort des données et demandes
Les fichiers sources et artefacts temporaires d'import sont supprimés après confirmation ou annulation et expirent au plus tard 24 heures après la finalisation de l'envoi. Les contacts ne sont conservés qu'après confirmation de l'Utilisateur. Les autres durées et le traitement des sauvegardes sont décrits dans la Politique de confidentialité.
Les demandes et incidents relatifs aux données confiées peuvent être adressés à contact@viewroom.art. L'Utilisateur ne doit pas joindre de fichier source, de capture non masquée ou de données de contact brutes à une demande de support.